Menadżer nigdy nie działa sam! Wywiad z Pawłem Gruba

Manager nigdy nie działa sam!


Często inwestorzy popełniają błąd już na samym początku. Owszem, zatrudniają doświadczonego menadżera tylko, że w nieodpowiednim momencie. Czyli gdy biznes jest już ustawiony, najważniejsze decyzje podjęte, restauracja gotowa i pozostało np. dwa tygodnie do otwarcia. Błąd. Współpraca z menadżerem powinna rozpocząć się już w fazie planowania. W wielu przypadkach jest tak, że inwestor zrobi wszystko co trzeba, zadba o wyposażenie i odpowiedni wystrój, a dopiero na koniec wymyśla koncepcję całej restauracji. Stąd też tak często obserwujemy na polskim rynku gastronomicznym sytuację, że wiele restauracje tak szybko jak się otwierają, tak też się zamykają. Sukces miejsca to połączenie pasji, wiedzy, odpowiedniego przygotowania, umiejętności dobrania odpowiednich ludzi i to w jak najwcześniejszej fazie inwestycji. Takie postępowanie na pewno przyniesie korzyści w przyszłości.

Załóżmy, że zatrudniliśmy menadżera w odpowiednim momencie. Jakie obowiązki powinniśmy powierzyć takiej osobie?

Przede wszystkim menadżer nie działa sam. Jedna osoba, nawet z ogromnym potencjałem i wiedzą, nie stworzy restauracji. Trzon biznesu powinny tworzyć trzy osoby: właściciel, menadżer i szef kuchni. Gdy jest dobra relacja między nimi, zaufanie i szacunek dla umiejętności to nie ma szans, żeby biznes się nie udał. Jak w każdym przedsięwzięciu bardzo ważny jest biznesplan i budżetowanie. Właśnie o te kwestie na co dzień dba menadżer. Dobre planowanie to podstawa, no i rezerwa na nieprzewidziane wydatki, około 20 proc. Kluczowa jest też rekrutacja i zarządzanie personelem. W momencie, gdy jestem odpowiedzialny za uruchamianie restauracji, dobór pracowników zaczynam 3-4 miesiące przed wyznaczoną datą otwarcia. Trzeba się do tego przyłożyć: przejrzeć CV, zaprosić na rozmowy, na dzień próbny i dopiero później decydować czy z taką osobą warto nawiązywać współpracę.

A na co Pan zwraca uwagę rekrutując personel?
Wszystko zależy od tego, do jakiego miejsca szukamy załogi. Oczywiste jest, że wymagania będą zupełnie inne do restauracji gdzie podajemy proste, szybkie dania, a restauracji serwującej dania typu fine dining. Co nie zmienia faktu, że zespół powinien być różnorodny. Ja przede wszystkim zwracam uwagę nie na same umiejętności (choć są one istotne), lecz na cechy charakteru danej osoby. W tym zawodzie ważna jest inteligencja emocjonalna, umiejętność radzenia sobie w różnych sytuacjach i kontaktu z drugim człowiekiem. Rozmawiając z kandydatem do pracy trzeba wyczuć czy taka osoba wie, jak się pracuje w tym biznesie, czy będzie umiała się zaangażować. Należy też pamiętać, że osoby, które przychodzą pracować do nowo otwartej restauracji też ponoszą spore ryzyko. Nie wiadomo przecież czy biznes wypali, a początki zawsze są trudne.

Często spotykam się z opinią, że personel w gastronomii to duży problem. Trudno jest znaleźć odpowiednie osoby, jest duża rotacja. Z czego to wynika? Po czyjej stronie leży wina?

Jeżeli menadżer nie jest liderem i nie potrafi zmotywować swojego personelu w taki sposób, tak by chcieli pracować w danym miejscu, by chcieli wykonywać dobrze swoje zadania. Jeżeli stosuje się tylko archaiczną metodę - kij i marchewkę, zamiast inspirować i motywować, wszystko zaczyna się sypać i pracownicy odchodzą. Pełnienie funkcji menadżera to ogromna odpowiedzialność. Przede wszystkim taka osoba przestaje mieć wiele praw. Nie ma już prawa do narzekania, gorszego dnia, trzeba być zawsze w świetnej formie, nadawać ton.

A jak Pan postrzega zawód kelnera? Kiedyś to był prawdziwy fach, a dziś…

Teraz ludzie często zaczynają tą pracę podczas studiów. Wielu się ona podoba – ciekawa, kontakt z ludźmi i dobre zarobki. Oczywiście jest sporo możliwości dla młodych osób. Pamiętam jak podczas studiów pracowałem w restauracji w Anglii. Wtedy tak mi się to spodobało, że pomyślałem, czy nie zostać „w tym” na dłużej. Część ludzi taką decyzję podejmuje i zostaje w tym zawodzie. Jednak np. rzucanie studiów dla niej, to chyba nie najlepszy pomysł. Mamy trochę „starszej” kadry, która rzeczywiście zna się na tym, co robi. Mam okazję ich obserwować. To klasa sama w sobie. Podejście, jakie mają do klienta i drugiego człowieka jest wyjątkowe. Obsługiwana przez nich osoba czuje się najważniejsza i tak właśnie powinien czuć się klient restauracji. Doświadczona kadra ma w sobie „to coś”.

Powiedzmy, że ktoś świadomie zdecydował się związać swoje życie zawodowe z gastronomią. Czy ma możliwość zdobycia wiedzy w tym zakresie?

Owszem jest dużo szkół czy kursów, nawet tych bardzo prestiżowych. Ja ostatnio interesowałem się Cordon Bleu i kursem menadżerskim MBA, który oferują. Okazało się, że trwa to dwa lata w trybie pięć dni w tygodniu. Nie bardzo wiem jak to można połączyć z pracą i życiem prywatnym, tym bardziej, że oczekiwane jest dwuletnie doświadczenie zawodowe. Sporo to też kosztuje. Pytanie więc, kto może sobie pozwolić na takie wykształcenie? W Polsce mamy też wiele dostępnych kursów i szkoleń, jednak nie są to bardzo zaawansowane programy.

Na jakąś ścieżkę rozwoju zatem postawić?Warto otaczać się ludźmi, którzy już posiadają wiedzę i doświadczenie.

Ja np. zawsze zatrudniałem bardzo fachowych menadżerów zmianowych. Większość osób tego nie robi, ponieważ czują się zagrożeni. Wiedzę z zarządzania można też wynieść z innej branży, ponieważ mechanizmy są podobne.

Pan właśnie tak postępował?

Tak. Po studiach zajmowałem się np. fitnessem i wellnessem, choć obroniłem dyplom na Politechnice Warszawskiej. Byłem menadżerem dużego ośrodka. Swoją pracę wykonywałem przez trzy lata do momentu, gdy obiekt ten został sprzedany. W tym czasie udało mi się zrobić międzynarodowy certyfikat z wiedzy menadżerskiej, którą mogłem już przenieść na różne pola. Zdobyta wiedza i doświadczenie pozwoliło mi wejść jeszcze głębiej w ten biznes i zostałem menadżerem salonów medycyny estetycznej, jednak szybko zorientowałem się, że praca w tej branży polega tylko na wypromowaniu salonu. Gdy to się zrobi, trzeba szukać kolejnej pracy. Pewnego dnia zadzwonił do mnie znajomy i zaproponował, żebym zajął się promocją jego dwóch restauracji. W tym momencie zaczęła się moja przygoda z zarządzaniem gastronomią. Później przyszły kolejne propozycje. Poproszono mnie o pomoc w uruchomieniu i prowadzeniu restauracji na ok. 300 miejsc, zlokalizowanej przy Nowym Świecie. Posiadanie restauracji w takim miejscu kojarzy się z bardzo szybkim i wysokim przychodem. To nie do końca prawda. Oczywiście jest to ulica, którą spaceruje dziennie mnóstwo ludzi, jednak trzeba wiele wysiłku, żeby nakłonić klienta do wejścia właśnie do naszego lokalu. Postanowiłem także sprawdzać jak działają inni. Zazwyczaj jest tak, że menadżer rzadko odwiedza inne restauracje, ponieważ najzwyczajniej , po kilku- lub kilkunastu godzinach harówki, mu się nie chce, jednak postanowiłem zaglądać do wszystkich pobliskich miejsc. Podpatrywać jak działa konkurencja, nawiązywać kontakty. W przypadku prowadzonej przeze mnie restauracji, te działania się opłaciły i już w czwartym miesiącu udało się wypracować zysk. Wiem, że dziś restauracja ta dalej radzi sobie bardzo dobrze. Później zająłem się restauracją włoską w Wilanowie. To było również ciekawie doświadczenie, ponieważ właściciel miał bardzo jasno sprecyzowane oczekiwania i wymagał dużej skrupulatności. A potem, pewnego dnia zadzwonił do mnie Sebastian Olma z informacją, że przenosi się do Warszawy i z pytaniem czy nie chciałbym z nim pracować w Kafe Zielony Niedźwiedź. Spędziliśmy tam wspólnie rok. To był wspaniały czas.Teraz objąłem stanowisko wicedyrektora gastronomii w warszawskim Airport Hotel Okęcie. Przede mną wiele ciekawych zadań do zrealizowania.

A skąd pomysł na taką zmianę?

Kafe Zielony Niedźwiedź to przecież bardzo dobrze prosperująca restauracja?Oczywiście. To dobrze funkcjonujący lokal. Świetnie mi się tam pracowało, ale chciałem podjąć nowe wyzwanie. Z Zielonym Niedźwiedziem rozstałem się w przyjaźni i będę bardzo kibicować temu miejscu i jego załodze.

Czym na co dzień zajmuje się menadżer. Jak wygląda jego dzień?

Taka osoba zajmuje się w zasadzie wszystkim i musi wiedzieć o wszystkim, co dzieje się w restauracji. Jak to się mówi - wszystko spinać. Dbać o sprawne funkcjonowanie lokalu, obsługiwać rezerwacje. Bierzemy też za wszystko odpowiedzialność. Jak coś się wali, to jest to nasza wina. Dlatego też na tym stanowisku ważna jest szybka reakcja i kreatywność.

A znalazł się Pan kiedyś w sytuacji, gdy właśnie ta ekspresowa reakcja i kreatywność były niezwykle istotne?

Kiedy pracowałem w restauracji przy Nowym Świecie zdarzyła się ciekawa sytuacja. Wysokiej klasy hotel polecał naszą restaurację swoim gościom, którzy mieli ochotę skosztować polskiej kuchni. Hotel wydelegował do nas Państwa, którzy jak się potem okazało byli niezwykle ważnymi gośćmi. Przyszli skosztować kaczki i takie właśnie zamówienie złożyli u kelnera. Ten przeoczył, że aktualnie brakuje tego mięsa i poinformował o tym klientów w momencie, gdy zamówienie powinno być już na ich stole, czyli po około 30 minutach. Państwo bardzo się obruszyli i natychmiast poskarżyli się w hotelowej recepcji, że polecono im zły lokal. Oczywiście natychmiast otrzymałem telefon z recepcji, że sytuacja jest poważna i trzeba ją jakość załagodzić. Zorganizowaliśmy kaczkę z innej zaprzyjaźnionej restauracji (dlatego warto utrzymywać dobre relacje z sąsiadami), przyrządziliśmy ją i poszedłem z przeprosinami do hotelu.

A jak generalnie Pan ocenia tę sytuację. Chyba nie powinno się tak zdarzyć, że klient nie może otrzymać czego co jest w karcie…

Są różne formy prowadzenia restauracji. Kiedyś miałem wpisane w kontrakt, że jeżeli coś się skończy, a klient akurat to zamówi to ja mam zabraną premię, ponieważ taka sytuacja to moja wina. Osobiście nie zgadzam się z takim podejściem. Taka polityka powoduje duże straty na kuchni. W Zielonym Niedźwiedziu wręcz szczyciliśmy się tym, że coś się skończyło. Przyjechał antrykot sezonowany, było 30 sztuk – wszystko zostało sprzedane i jest to sukces. Świeżość najwyższej jakości! Takie prowadzenie restauracji nie powoduje strat na kuchni, natomiast wymaga profesjonalizmu i dużej kreatywności ze strony szefa kuchni. Jak zrobi się stałą kartę to kucharze mają prostsze zadanie. Ja jednak naprawdę nie widzę problemu, gdy coś się skończy. W tej sytuacji z kaczką, o której opowiadałem, największym problemem był fakt, że kelner nie uprzedził klientów, że tej pozycji nie ma, ale i takie rzeczy się zdarzają.
Jeszcze podczas pracy w restauracji na Nowym Świecie objął Pan stanowisko menadżera w jeszcze jednej restauracji, a mianowicie Hell’s Kitchen. Jak znalazł się Pan w tym programie?

Był zamknięty casting, na który zostało zaproszonych pięciu menadżerów z różnych restauracji. Postawili nas przed kamerą i zaczęli bombardować strasznie głupimi pytaniami, żeby wyprowadzić nas z równowagi i sprawdzić jak się zachowamy. Hell’s Kitchen nie jest co prawda programem „na żywo”, jednak jest on nagrywany bez przerwy. Nie ma miejsca na pomyłki. Nagranie nie zostaje przerwane, bo ktoś się pomyli czy zestresował. Mimo, że jest to reality show, moja praca jest tam całkiem realna. Muszę zająć sie klientami, zebrać zamówienia, rozmawiać z gośćmi, nadzorować pracę kelnerów.

Restauracja Hell’s Kitchen jest specyficzna nie tylko dlatego, że jest tam kręcony program, ale również ze względu na to, że czas oczekiwania na zamówione danie jest niezwykle długi. To chyba też spore wyzwanie dla obsługi sali?

Tak, to prawda. Nie tyko czekanie na zamówienie jest tu problemem. Istnieje też spore ryzyko, że potrawa wcale nie zostanie wydana, zwłaszcza na początkowym etapie programu. Moim zadaniem jest również zyskanie jak najwięcej czasu na przygotowanie dań przez uczestników. Bywa, że serwis trwa nawet trzy godziny.

Jakie osobiste korzyści dla Pana ma praca przy tym programie?

Jest to ciekawe doświadczenie, wyzwanie, możliwość pracy z ciekawymi ludźmi. Ja to uwielbiam.

Czym różni się gastronomia, pod względem pracy menadżera, od innych branż?

Na pewno zakresem czasowym. Zwłaszcza w tej chwili, gdy pracuje w gastronomii hotelowej ten czas pracy jest nielimitowany. W innych branżach pracuje się w godzinach otwarcia danego miejsca. Hotel jest czynny 24 na dobę. Zwykła restauracja też wymaga obecności od rana do ostatniego klienta.
To może teraz tak przekornie odwrócę pytanie. Jaka osoba według Pana z pewnością nie sprawdzi się na stanowisku menadżera restauracji?

Z pewnością nie może to być osoba niezdecydowana, tu trzeba podejmować szybkie decyzje i być konsekwentnym. Nie można pozwolić sobie „wejść na głowę”, musi być zachowana hierarchia. Osoba nieśmiała moim zdaniem też się tu nie sprawdzi, ponieważ taki menadżer będzie cały czas siedział na zapleczu przed komputerem. Z pewnością wszystkie papiery i obliczenia będą zrobione bardzo dokładnie, co też jest ważne i należy do jego obowiązków, pytanie jednak brzmi czy z takim podejściem i stylem pracy da się zarządzać ludźmi i dopilnować sprawnego funkcjonowania lokalu? Moim zdaniem nie. Manager musi być otwarty i kochać ludzi, charakteryzować się żelazną konsekwencją, dać o swoje stado jak tygrys, umieć negocjować i być odpornym na stres.

Co Pan sądzi o nowoczesnej technologii, która teraz wspiera zarządzanie gastronomią? Korzysta Pan z niej?

To bardzo przydatne narzędzia. Pomagają uzyskać wiele ciekawych informacji, które mogą realnie podnieść dochód. Już w tej chwili nie wyobrażam sobie bez nich pracyi. Gdy prowadzi się malutki lokal to można sobie poradzić bez specjalnego systemu, ale przy większym to będzie bardzo trudne. Niezwykle ważna jest kontrola i trzymanie ręki na pulsie.Jakie ma Pan plany zawodowe na przyszłość?

Nie marzy Pan o otwarciu własnej restauracji lub pracy w takiej z gwiazdkami?

Nie myślę o otwarciu własnego lokalu, gdyż wiem jak dużej zdolności finansowej taki biznes wymaga. Restauracja z gwiazdką Michelin... no cóż, jestem osobą ambitną, ale takich ambicji nie mam. Gwiazdki są zazwyczaj marzeniem szefów kuchni. Ale chętnie bym odbył np. na staż w takiej restauracji, żeby zobaczyć jak ona funkcjonuje od podszewki. Podoba mi się moja obecna praca i jeśli będę mógł rozwijać się w obrębie tej firmy, to chętnie zostanę tu na dłużej.


Rozmawiała Marta Kudosz